RESPONSABLE DE PÔLE MOYENS INTERNES H/F

En tant que responsable du pôle Moyens internes, vous organisez et coordonnez les activités de votre périmètre et managez l’équipe associée. Plus précisément, vous êtes chargé.e de :

Manager le pôle :

• Vous managez et encadrez les 2 agents du pôle, et les accompagnez dans leur montée en compétence.
• Vous réalisez les tableaux de bord du fonctionnement du service.
• Vous interrogez et améliorez l’organisation du service dans sa globalité, en proposant et mettant en place des plans d'action d’amélioration notamment sur la qualité du service rendu et sur la relation aux usagers.
• Vous diagnostiquez les procédures, les mettez à jour et les optimisez.
• Vous gérez le budget du service, les contrats de fourniture et de services nécessaires à la mise en œuvre des missions du service et et la relation avec les fournisseurs.

Gérer l'activité du courrier :

• Vous êtes le/la garant.e du bon fonctionnement du service courrier, de la bonne réception et de la transmission efficiente des courriers et du respect d'un délai acceptable. Vous organisez la réception, la distribution et le traitement du courrier sous formats papier et numérique. Vous veillez également au respect du circuit que doivent suivre les courriers sensibles.
• En tant que référent, vous administrez fonctionnellement le logiciel de traitement du courrier MEM. Vous en évaluez l’utilisation, l’optimisez et mettez en place les outils de contrôle et de reporting.
• En collaboration avec les services concernés, vous rédigez les modèles de courriers de réponse.
• En lien avec le service de la commande publique, vous suivez les contrats avec La Poste et proposez une politique d’optimisation de l’affranchissement et des frais postaux. Vous suivez également les contrats de location et maintenance des machines de mise sous pli, affranchissement, adressage, etc.
• Vous assurez le bon déroulement de la distribution et la réception des parapheurs au siège et dans les services déconcentrés.

Gérer l'activité du protocole :

• Vous êtes l'interlocuteur privilégié pour l’organisation d'évènements internes ou externes, manifestations, cérémonies ou réunion. Vous travaillez en concertation avec le cabinet, la direction de la communication, ou tout autre service à l'incitative. Vous conseillez les organisateurs, listez les élus et invités et énumérez les besoins pour le bon déroulement de l’évènement. Vous recherchez et sélectionnez les lieux, les fournisseurs et traiteurs les mieux adaptés.
• Vous établissez et faites valider le planning des évènements.
• Vous veillez à la mise en place des salles pour les bureaux et conseils communautaires.

Gérer l'activité des moyens généraux :

• Vous organise la mise à disposition de lieux et moyens aux services et aux élus (salle de réunion, badges d’autoroute, café, matériel audio, ordinateur,…). Vous organisez également la mise à disposition de salles aux tiers extérieurs.
• Vous êtes le/la garant.e de la bonne tenue des salles de réunions et en gérez le planning d’utilisation.
• Vous suivez certains contrats de fournitures et de services transversaux
• Vous gérez les adhésions, ou les abonnements et la documentation
• Vous veillez à la dynamisation et la décoration du Hall d’accueil
• Vous êtes le/la référent.e moyens et fournitures de la direction et supervisez donc l'achalande de papier, des fournitures, des imprimantes, de la tisanerie, etc.