ASSISTANT DE DIRECTION ET CONDUITE D'OPÉRATION (H/F)
Le territoire d’Annemasse Agglo c’est 12 communes : Ambilly, Annemasse, Bonne, Cranves-Sales, Etrembières, Gaillard, Juvigny, Lucinges, Machilly, Saint-Cergues, Vétraz-Monthoux et Ville-la-Grand. Située en Haute-Savoie, l’agglo fait partie du bassin de vie du Grand Genève.
Avec ses 90 045 habitants, Annemasse Agglo s’étend sur un territoire de 73,69 km², entouré du massif des Voirons et de celui du Salève, avec au cœur de ses préoccupations les thématiques suivantes : cohésion sociale et politique de la ville, développement économique, tourisme, protection de l'environnement, eau et assainissement, culture et sport, voirie d'intérêt communautaire, habitat et mobilité.
Description de la Direction
La direction Architecture et Patrimoine est en charge du patrimoine varié de l'agglomération Elle regroupe les missions de maintenance du patrimoine (80 bâtiments, 80 000m² de plancher), de conduite d’opération pour les projets neufs ou en réhabilitation de bâtiment, de mise en place de la politique énergétique de la collectivité ( rénovation thermique du patrimoine immobilier, suivi et optimisation des consommations, amélioration des pratiques des usager…). Ce sont une trentaine de collaborateurs qui ont à cœur chaque jour d’œuvrer pour l’amélioration du cadre de vie des habitants de ce territoire dynamique. La DPA se préoccupe dans l'ensemble de ses projets des problématiques de gestion des ressources : constructions basse consommation et bas carbone, sobriété des usages, énergies renouvelables, mesures environnementales ...
Mission générale
1 1- Apporter une aide permanente à la directrice en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil de classement et de suivi des dossiers
• Organiser la vie professionnelle de la direction : gestion des agendas, prise de rendez- vous, rappeler les informations importantes et transmettre les messages, organisation logistique, établir une relation de confiance…
• Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique : prise de note, réaliser la saisie de documents, organiser le classement et l’archivage des dossiers
• Suivre les projets et activités de la direction : intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, suivre l’exécution budgétaire, renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction
• Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat : renseigner les interlocuteurs et relayer vers l’interlocuteur compétent, adapter son discours en fonction de l’interlocuteur, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers électroniques
• Organiser et planifier les réunions : rédiger les ordres du jour, respecter les délais de transmission de documents, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.
2- Assurer l’ensemble des tâches administratives financières et comptable de la direction et le suivi administratif et financier des projets portés par la direction en lien avec les conducteurs d’opération
3- Assurer l’exécution financière et budgétaire des marchés passés en direct par les services de la DPA :
• Assurer le traitement et la vérification de la facturation liée au service
• Assurer la coordination de l’élaboration du budget, saisie du budget primitif (et du budget supplémentaire) pour chaque ingénieur, suivi de l’exécution du budget
• Assurer le suivi administratif et financier des conventions de co-maîtrise d’ouvrage
• Assurer le suivi des conventions de financement avec les partenaires
Pourquoi nous rejoindre ?
Les petits plus :
Prime annuelle, Complément indemnitaire annuel, Tickets restaurants, remboursement trajet domicile-travail (abonnement train, bus et tram uniquement),
Participation d’Annemasse Agglo à la protection sociale complémentaire des agents, comité d’entreprise : le CNAS (Comité National d’Action Sociale), sous conditions d’ancienneté)
et télétravail conventionné.
Organisation de travail :
Travail sur 4.5 jours en moyenne, 36h30 par semaine. 22.5 Jours de congés annuels et 7.5 jours de RTT.
Profil, Expérience, Formation
· Niveau Bac+2 en Gestion ou Assistanat
· Expérience et connaissance du milieu des collectivités territoriales
· Maîtrise de logiciels comptables (Ciril un atout) et des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
· Connaissances dans la gestion administrative, suivi budgétaire et de facturations
· Qualités rédactionnelles impératives
· Capacité à proposer des outils de travail / procédures performants (tableaux communs de suivi budgétaire, tableaux de bord…)
· Capacité à s’organiser et à prioriser
· Adaptabilité, rigueur et prise d’initiative
· Esprit d’équipe et bonne communication